上海市会议服务机构等级划分与评定细则

  为了进一步提高上海市会议经营与服务水平,全面推动上海会议服务水平的整体提升,根据上海市地方标准《会议经营与服务规范 第1部分 会议服务机构等级划分与评定》(DB31/ T636.1-2018)的相关要求,结合我市实际,特制订《上海市会议服务机构等级划分与评定细则》(以下简称《评定细则》)。

  

一、指导思想


  上海市会议服务机构等级划分与评定工作的目的是促进上海会议服务业规范化、专业化发展,推动上海国际商务会议目的地建设,全面提高本市会议服务机构管理效能、服务水平和服务质量。


  

二、评定对象


  2.1在上海注册的或在上海设有分支机构的会议服务机构。
  2.2评定对象必须满足以下条件:
  2.2.1取得工商营业执照或法人证书或依法获得其他执业资质;
  2.2.2从事会议服务不少于两年;
  2.2.3主营业务或兼营业务包括会议活动的策划与服务;
  2.2.4遵纪守法,恪守行业自律。


  

三、组织管理


  3.1上海市旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会秘书处(以下简称“秘书处”)是负责推进评定工作的常设机构。
  3.2上海市旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会成立评定专家组,专家组参加评定工作。专家组成员不得参评自己所在的机构。


  

四、评定内容


  4.1评定依据
  4.1.1上海市地方标准《会议经营与服务规范 第1部分 会议服务机构等级划分与评定》(DB31/ T636.1-2018)。
  4.1.2根据上述标准制定的《评定细则》以及“上海会议服务机构等级划分与评定自评分表”(以下简称“自评分表”)。
  4.2评定内容
  评定内容主要包括经营条件、经营业绩、供应保障、服务提供、服务保障、服务质量可持续改进、商业信用和社会声誉七个方面。


  

五、评定材料


  5.1申报材料
  5.1.1上海会议服务机构服务与经营标准化等级划分与评定申报表;
  5.1.2自评分表
  5.2实地验收评定材料
  5.2.1评定报告。评定报告由申请评定的会议服务机构自行整理撰写,涵盖连续近两年来会务服务评定工作的开展情况、汇报、总结、自评分等。
  5.2.2材料汇编(或台帐),材料汇编是“评分表”各项内容的证明材料(原件或复印件),按照标准规范,罗列评审需要提供的数据(倡导使用扫描电子版)。


  

六、分值设定与评定方式


  6.1分值设定
  《评分表》对经营条件、经营业绩、供应保障、服务提供、服务保障、服务质量可持续改进、商业信用和社会声誉七项指标进行分值设定,总分值为150分。评分表分值构成和比重如下表:


一级项目 二级项目 分值 合计 比重
经营条件 注册资金 3 6 4%
办公场所 3
经营业绩 营业收入 3 6 4%
会议数量 3
供应保障 人员配备和管理 12 36 24%
信息化建设和安全 9
供应商及档案管理 6
从业经验 9
服务提供 会议方案策划设计 3 36 24%
会议场地管理 6
会议网站和信息传播 6
注册和收费 6
演讲人和嘉宾 3
媒体接待 6
会后服务 6
服务保障 会议流程和质量管理 15 36 24%
风险管理 6
人员管理和培训 15
服务质量可持续改进 投诉和建议 9 18 12%
会议满意度调查 6
会议总结报告 3
商业信用和社会声誉 推广和荣誉 6 12 8%
国际化水平 6
总评分合计 150 150 100%


  6.2评定方式
  评定方式分为自评打分、专家组实地验收和评定打分相结合,自评分不计入总分权重。


  

七、评定程序


  7.1预审
  7.1.1秘书处向上海会议服务机构发出评定通知。
  7.1.2申报机构向秘书处提交“上海会议服务机构服务与经营标准化等级划分与评定申报表”和“自评分表”,参与预审。
  7.1.3秘书处验收申报材料,并向申报机构回复预审意见。
  7.2 准备评定材料
  7.2.1通过预审的参评机构制定参评工作计划,落实专人负责等级评定相关事宜。
  7.2.2通过预审的参评机构准备评定报告,根据《评定手册》准备材料汇编,并在截至日前向秘书处提交3套评定报告和材料汇编。
  7.3实地验收
  7.3.1秘书处验收评定报告和材料汇编,并向提交评定材料的参评机构发出实地验收通知。
  7.3.2秘书处组织专家组成员实地考察参评机构的办公场所,听取验收汇报,实地验收并进行现场打分。
  7.4评定结果
  7.4.1秘书处报请并组织召开上海市旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会评定会议,综合专家评分和评审材料进行综合评定,确定评定结果。
  7.4.2秘书处向上海市旅游标准化技术委员会上报评定结果,评定结果由上海市旅游标准化技术委员会审核通过。
  7.4.3秘书处向各参评机构通报评定结果。
  7.4.4等级评定合格的参评机构向秘书处提交承诺书。
  7.4.5秘书处公示评定结果。


  

八、等级评定合格机构的权利与义务


  8.1权利
  8.1.1对等级评定合格的机构,授予相应等级的“会议服务等级机构”称号。
  8.1.2对等级评定合格机构向社会公示。
  8.1.3上海市文化和旅游局对等级评定合格机构通过多种渠道和媒体进行宣传推广。
  8.1.4优先获得各类会议活动竞标资格的推荐。
  8.2义务
  8.2.1等级评定合格机构向上海市旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会提交相关承诺书。
  8.2.2向上海市旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会提交标准化建设简讯或标准化建设年度报告,一年不少于一次。
  8.2.3等级评定合格机构每年应进行一次内部审核,以确立其组织内部的自我优化的有效性,并向上海市旅游标准化技术委员会会展奖励旅游专业委员会报送相关会议服务和经营数据,一年不少于一次。
  8.2.4积极加强对地方标准的贯彻使用,并根据情况制定本企业的企业标准。
  8.2.5积极参与复评。


  

九、复评


  9.1复评每两年一次,复评细则由秘书处另行通知。
  9.2复评不合格或放弃复评,撤销原等级评定合格资格,且自撤销之日起半年内不得参与复评。
  9.3等级评定合格机构违反承诺书,或违反相关法律法规及行业准则的,撤销等级评定合格资格,且自撤销之日起一年内不得参与复评。





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